Unterhalten Sie ein Qualitätsmanagementsystem (QMS, MS). Im Prozess „Finanzbuchhaltung“ kann bei der Sichtung der BWA routinemäßig ein Prüfkatalog genutzt werden, dessen Anwendung u. a. intern frühzeitig den Berufs-träger auf das Gefahrenpotential bei seinem Mandanten hinweist.
Welche Vorteile bietet ein Qualitätsmanagementsystem?
Beispielhaft werden durch die Anwender folgende Vorteile genannt:
- Definition und Standardisierung von wiederkehrenden Abläufen (Prozessen)
- Formulierung klarer und eindeutiger Rechte und Pflichten und damit Verant-wortlichkeiten
- Festlegung von Mindeststandards der Leistungsergebnisse (z. B. periodenge-rechte Abgrenzungsbuchungen, etc.)
- Verlässlichkeit hinsichtlich der Arbeitsergebnisse
- Transparenz in der Organisation
- Effizienzsteigerung in der Leistungserbringung
- Systematisierte Risikoanalytik in der Kanzlei, etc.
Wie werden Prozesse bestimmt?
Folgende Prozesssystematik findet sich häufig:
- Managementprozesse
- Leistungsprozesse
- Unterstützungsprozesse
- Steuerungsprozesse
Wie lange dauert die Einführung des Managementsystems?
Die Einführungsdauer hängt davon ab, inwieweit die Kanzlei bereits Prozessanaly-sen und Organisationsentwicklungsmaßnahmen durchgeführt hat. Erfahrungsgemäß werden etwa 8 – 12 Monate zum Aufbau und zur Umsetzung benötigt. Schneller geht die Einführung mittels Arbeitsgruppen, in denen mehrere Kollegen gemeinsam die grundsätzlichen Strukturen und fachlichen Inhalte abstimmen und erarbeiten. (Erfolgreiche Beispiele sind die beim Steuerberaterverband Düsseldorf durchgeführ-ten Arbeitsgruppensitzungen.)
Was sind die erfolgskritischen Faktoren bei der Einführung?
Zuallererst der Wille der Kanzleileitung, ein solches Instrument einsetzen zu wollen und dafür zu arbeiten. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die vollständige Einbindung der Mitarbeiterschaft beim Aufbau des Systems. Nicht zuletzt ist die Bereitschaft, aus positiven und negativen Ereignissen in der Tagesarbeit lernen zu wollen, diese zu analysieren und entsprechende Maßnahmen im System umzusetzen, von großer Bedeutung.
Was ist ein P-D-C-A Managementzyklus?
W.A. Shewhart (gest. 1967) und W.E. Deming (gest. 1993) – zwei Pioniere des Qualitätsmanagements aus den USA – wenden eine Denk- und Analysetechnik an – Plan-Do-Check-Act -, die auf einzelne Prozesse, ein System oder eine geführte Organisation Anwendung finden kann.
P. (Plan) Planung von Aktivitäten mit Zielen, Prozessen und Ressourcen
D: (Do) Umsetzung, Verwirklichung der Planung
C: (Check) Vergleich der Ergebnisse der Umsetzung mit den Zielen und Erwartungen
A: (Act) notwendige Verbesserungen führen zu definierten Veränderungen der „P“
Dieser Managementzyklus durchzieht heute erfolgreiche Managementsysteme. Die Vorgehensweise findet meist unbewusst auch auf private alltägliche Vorgänge Anwendung.
Was ist das DStV – Qualitätssiegel?
Der Deutsche Steuerberaterverband und die 15 Steuerberaterverbände in Deutschland haben zur Unterstützung freiwilliger Qualitätssicherungsmaßnahmen im Berufsstand ein einheitliches Qualitätsmanagementkonzept entwickelt.
Dabei wurden im Hinblick auf die kommende EU-Dienstleistungsrichtlinie Qualitätsstandards formuliert und umgesetzt, die weit über reine Ablauforganisationsregelungen hinausgehen. Die international allgemein gültigen Standards der DIN EN ISO 9001 wurden in intelligenter Weise mit den speziellen hohen fachlichen Anforderungen eines verkammerten Freien Berufs zusammengeführt. Damit sind die Steuerberater Vorreiter bei den Freien Berufen. Das am Ende des Prozesses stehende Siegel garantiert einen bundesweit einheitli-chen Standard der Steuerberaterleistungen. Das Siegel wird in Form eines Zertifikats der Deutschen Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen (DQS) erteilt. Voraussetzung ist eine erfolgreiche Prüfung der Kanzlei. Die erforderlichen Anschlussprüfungen erfolgen in einem zweijährigen Turnus.
Welche Erfahrungen sind beim Systemaufbau mit der Mitarbeiterschaft gemacht worden?
Zunächst wurde seitens der Mitarbeiterschaft häufig zurückhaltend bis ablehnend reagiert. Es wurde mehr Arbeitsbelastung, umfangreichere Kontrollen und weniger Entscheidungsfreiraum vermutet und erwartet.
Mit vollständiger Einbeziehung der Mitarbeiterschaft in die Prozessgestaltung, der fachlich-inhaltlichen Mitarbeit an den Checklisten, der geschaffenen Klarheit über die Erwartungen, die seitens der Kanzleileitung an die Mitarbeiterschaft gestellt werden, änderte sich der Projektcharakter von einem kanzleigetriebenen Wunsch zu einem von Allen getragenen und für sinnvoll erachteten Projekt in der Kanzlei.
Warum ist ein Qualitätsmanagementsystem für die Berufs-haftpflichtversicherung von Bedeutung?
Berufshaftpflichtversicherer sehen bei einer Kanzlei mit einem wirksamen und zerti-fizierten Qualitätsmanagementsystem ein geringeres Risikopotential, als bei solchen Organisationen, die ein Managementsystem nicht nachweisen können. Daraus kön-nen sich Vorteile bei der Prämienberechnung ergeben.
Wie wird das Projekt „ Managementsystem“ am Besten angefangen?
Die Instrumente des Projektmanagements haben sich in der Praxis bewährt und soll-ten angewandt werden.
Die Benennung von Prozessverantwortlichen verteilt Verantwortlichkeiten im Rah-men der Delegation von der Kanzleileitung auf erfahrene MitarbeiterInnen. Die Begleitung des Prozesses durch einen aus dem Berufsstand kommenden Coach hat sich bewährt.
Der moderierte Austausch mit anderen Kollegen, die ebenfalls das System einführen ist nicht nur zielführend, sondern auch zeiteffizient.
